Zu Content springen
Deutsch
Weiter zu memtime.com
  • Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist.

DATEV: Zeiteinträge erstellen trotz der Meldung "Employee Does Not Belong to the Chancellery"

Anleitung für technische DATEVconnect Nutzer

Beim Erstellen von Zeiteinträgen in Memtime kann folgende Fehlermeldung erscheinen:

"Employee does not belong to the chancellery"

Kurze Erklärung

DATEV unterstützt keine rein technischen Benutzer. Jeder DATEVconnect Benutzer, der in EO comfort verwendet wird, muss zusätzlich als regulärer Kanzlei-Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen und einer Niederlassungszuordnung angelegt sein.

Ablaufübersicht

  1. Mitarbeiterübersicht im DATEV Arbeitsplatz sichtbar machen
  2. Berechtigungen für Mitarbeiterübersicht und Mitarbeiterverwaltung vergeben
  3. Niederlassungszuordnung für Mitarbeiter prüfen, relevant für EO comfort
  4. Technischen Benutzer als Mitarbeiter in den Zentralen Stammdaten anlegen
  5. EO comfort spezifische Mitarbeiterdaten pflegen: Qualifikation, Arbeitszeit und Kostensätze
  6. Berechtigungen für Eigenorganisation, Auftragsanlage und Pflege prüfen
  7. Validierung: Mitarbeiter ist in der Auswahl sichtbar, Aufträge können gespeichert werden

Schritt 1: Übersicht "Mitarbeiter" im DATEV Arbeitsplatz einblenden

Wenn im DATEV-Arbeitsplatz die Übersicht Mitarbeiter fehlt, kann sie ausgeblendet sein oder das Profil zeigt sie nicht an.

Eintrag einblenden

1. In DATEV Arbeitsplatz im Navigationsbereich, Unsere Kanzlei wählen
2. In der Übersicht Unsere Kanzlei, Rechtsklick, Einträge ein und ausblenden wählen
3. Wenn der Eintrag Stammdatenübersichten, Mitarbeiter vorhanden ist, Kontrollkästchen Mitarbeiter aktivieren
4. Profil wechseln, falls Eintrag nicht vorhanden: In DATEV Arbeitsplatz im Menü, Ansicht, Profile, Universal oder Sekretariat wählen

Hinweis: Wenn der Menüpunkt Profile nicht vorhanden ist, kann die Profilverwaltung gesperrt sein, dann Administrator kontaktieren


Schritt 2: Erforderliche Berechtigungen vergeben

Falls Sie in Memtime noch keinen Service-User eingerichtet haben, können Sie diesen Artikel an Ihr IT-Team weiterleiten.

1. Benutzerverwaltung öffnen

Öffnen Sie über die Programmsuche die Benutzerverwaltung in DATEV.

2. Service User anlegen

In der Benutzerverwaltung kann der Service User dann angelegt werden. Nur Nachname und Name müssen eingetragen werden.


3. Windows-Benutzer verknüpfen

Der Service User  muss mit einem Windows-Benutzer verknüpft sein. Wenn dieser noch nicht existiert, erstellen Sie ihn bitte.


4. Mitarbeiter zuweisen

Der Service User muss einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Falls dieser noch nicht existiert, erstellen Sie ihn bitte.


5. Rechenzentrumsbenutzer verknüpfen

Der Service User muss mit einem Benutzer im Rechenzentrum verknüpft sein. Wenn dieser nicht existiert, erstellen Sie ihn bitte.

6. Einstellungen prüfen und abschließen

Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter allen drei wichtigen Punkten zugeordnet ist:

  1. Mitarbeiterverwaltung
  2. Windows-PC
  3. Rechenzentrum


Nach der Überprüfung klicken Sie auf "Fertig stellen".

7. Prüfung von Rechte (wichtig)

Alle Personen-Symbole müssen grün angezeigt werden. Ein gelbes Warnsymbol weist auf eine fehlerhafte Konfiguration hin.

Starten Sie anschließend den DATEV-Arbeitsplatz neu.


Schritt 3: Niederlassungszuordnung prüfen (wichtig für EO Comfort)

Wenn das Fenster "Mitarbeiter auswählen" leer bleibt, fehlt häufig die Freigabe des Niederlassungs-Nummernkreises.

Vorgehen

1. Öffnen Sie die DATEV Rechteverwaltung.

2. Navigieren Sie zu: Gesamtrechte → PC-Anwendungen → Globalrechte → Zentrale Stammdaten → Unternehmen → Niederlassung

3. Prüfen Sie im unteren Zusatzbereich die freigegebenen Nummernkreise für Niederlassungen und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Hinweis: EO Comfort erfordert eine Niederlassungszuordnung beim Mitarbeiter, ohne Niederlassung ist der Mitarbeiter in relevanten Auswahllisten oft nicht verfügbar.


Schritt 4: Mitarbeiter anlegen

Der technische Benutzer wird als Mitarbeiterdatensatz in den Zentralen Stammdaten angelegt und kann später in Eigenorganisation als Rollenträger verwendet werden.

Arbeitsblatt "Mitarbeiter" öffnen

1. Öffnen Sie den DATEV Arbeitsplatz

2. Navigieren Sie zu: Unsere Kanzlei → Stammdatenübersichten → Mitarbeiter

3. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter per Doppelklick

4. Das Arbeitsblatt öffnet sich im Arbeitsbereich


Neuen Mitarbeiter anlegen

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter anlegen

2. Es öffnet sich das Fenster Stammdaten → Neuer Mitarbeiter

3. Vergabe der Mitarbeiternummer:
    • manuell oder über "nächste freie Nummer"
4. Erfassen Sie:
    • Vorname
    • Nachname
      oder wählen Sie einen vorhandenen Adressaten aus

Hinweis:

  • Wenn Unternehmensstrukturen genutzt werden, navigieren Sie zu:
    Unternehmen → Niederlassung
  • Bei EO comfort ist eine Niederlassungszuordnung verpflichtend

5. Mitarbeiterstatus auf aktiv belassen

  • anschließend speichern

Optional: DATEV-Nutzer anlegen

Wenn die Rolle Benutzerkontenadministrator vorhanden ist und die Rechteverwaltung aktiv ist, kann beim Abschluss der Assistent starten:

  • DATEV-Nutzer erstellen
  • Windows Benutzer verknüpfen
  • Rechenzentrumsbenutzer zuordnen

Dies hängt von der Kanzlei-Setup-Struktur ab.

Empfohlene Benennung

Feld Beispiel
Nachname Service
Vorname DATEVconnect
Kurzname DC / BOT / INTEG

Ziel ist eine eindeutige technische Kennzeichnung ohne Verwechslungsgefahr mit realen Personen.


Schritt 5: EO comfort spezifische Mitarbeiterdaten pflegen

Dieses Setup ist erforderlich, damit der Mitarbeiter in Eigenorganisation Prozesse sauber durchläuft, insbesondere Zeiterfassung und Verrechnung, auch wenn der Benutzer technisch ist.

Vorgehen

1. Öffnen Sie die DATEV-Nutzerverwaltung.

2. Legen Sie den DATEV-Nutzer an (falls noch nicht vorhanden) und schließen Sie den Assistenten ab.

3. Navigieren Sie zu: Unsere Kanzlei → Stammdatenübersichten → Mitarbeiter

Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht.

4. Navigieren Sie zu:

Organisation → Weitere Angaben Eigenorganisation Comfort → Angaben zur Person


5. Pflegen Sie dort die relevanten Personendaten.

Qualifikation: Kategorie 1 setzen

Arbeitszeit Verwaltung:

  • Sollarbeitszeit 

  • Starttermin und Startsaldo Zeitkonten (falls genutzt)

Zuordnungen: Sachgebiete und Kostenstellen (falls genutzt)

Hinweis zum Niederlassungskalender: Damit Soll Zeiten korrekt berechnet werden, Niederlassungskalender aktualisieren.


6. Kostensatz setzen

Navigieren Sie zu:

Weitere Angaben Eigenorganisation comfort → Kosten und Verrechnung

  • Kostensatz 1 hinterlegen (verpflichtend)

Dieser ist essenziell für:

  • Zeiterfassungslogik
  • interne Verrechnung

Optional

  • externe Verrechnungssätze pflegen (wenn mit Verkaufswert gearbeitet wird)
  • Mitarbeiter einer Datenumgebung zuordnen, damit Listen und Berechtigungen konsistent sind (wenn Datenumgebungen genutzt werden)


Schritt 6: Rechte für Eigenorganisation und Aufträge prüfen

Der technische Mitarbeiter muss in Aufträgen auswählbar sein und Aufträge müssen erstellt und gespeichert werden können.

Vorgehen

  1. In Rechteverwaltung, Benutzer auswählen.
  2. Navigieren Sie zu:

    PC-Anwendungen → Programme → Eigenorganisation → Unterprogramme
  3. Vergeben Sie Rechte für (je nach Kanzlei Rollenkonzept freigeben):
  • Auftrag Anlage
  • Auftrag Pflege


Zusätzlich sicherstellen, dass Mitarbeiterverwaltung und relevante Stammdaten Rechte nicht blockieren, wenn im Auftrag Mitarbeiterdaten referenziert werden.


Hinweis: Die konkreten Rechte Bezeichnungen können je nach Programmstand variieren, fachlich relevant sind Auftrag anlegen, Auftrag bearbeiten, Zugriff auf Mitarbeiterstamm, und Sichtbarkeit von Mitarbeitern in Auswahllisten.


Schritt 7: Validierung

Prüfpunkte

  • Technischer Mitarbeiter ist sichtbar unter:
    Unsere Kanzlei → Mitarbeiter
  • Mitarbeiter ist auswählbar als:
    • Verantwortlicher
    • Bearbeiter
  • Aufträge lassen sich speichern ohne Fehlermeldung:
    "Mitarbeiter gehört nicht zur Kanzlei"

Falls weiterhin Fehler auftreten

Prüfen Sie:

  • Rechte Übersicht Mitarbeiter und Mitarbeiterverwaltung
  • Niederlassungs Zuordnung am Mitarbeiter Datensatz
  • Niederlassung Nummernkreis Freigabe in Globalrechten
  • Datenumgebung Zuordnung, falls Kanzlei Datenumgebungen nutzt

Die besten Tipps für technische Benutzer

Empfohlen wird:

  • Technische Benutzer klar kennzeichnen
  • Minimal notwendige Rechte vergeben
  • Den Benutzer nicht für tägliche interaktive Arbeit verwenden, sondern ausschließlich für Integrationen
  • MFA aktivieren
  • Technische Benutzer bleiben vollwertige DATEV-Nutzer, da keine separaten technischen Accounts vorgesehen sind.