Memtime ofrece ahora la opción de automatizar la creación de entradas de tiempo mediante la creación de reglas basadas en tus actividades.
Para configurar una regla para entradas automáticas de tiempo o sugerencias, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el símbolo de la bombilla en la pestaña Registro del tiempo.
2. Se abrirá la ventana de Automatización de Entradas de Tiempos, donde podrás hacer clic en el botón «Crear Regla».
También puedes encontrar la opción de desactivar las sugerencias de entradas de tiempo en el mismo apartado.
3. Cuando hagas clic en «Crear regla» aparecerá una nueva ventana en la que podrás dar un nombre a tu regla y definir las condiciones de la misma.
Se pueden crear reglas que asignen automáticamente cualquier actividad concreta que elijas a un proyecto o cliente específico. Las reglas pueden basarse en diferentes condiciones, como por ejemplo:
- Nombre de la actividad
- Programa
- URL/Ruta del documento
- Título de la ventana
- Perfil del navegador
- Asunto de un e-mail
- Participante en un e-mail
Por defecto, la opción de crear entradas de tiempo automáticas está desactivada, y en su lugar Memtime te proporcionará sugerencias de entradas de tiempo.
Si eres nuevo en el uso de la función de reglas, se recomienda no activar este ajuste inicialmente. Deja que Memtime te muestre las sugerencias de entrada de tiempo primero para que puedas editar tus reglas y también determinar qué reglas funcionan mejor para ti.
4. Una vez que hagas clic en «Guardar», podrás ver todas tus reglas en la ventana de Automatización de Entrada de Tiempos, donde también podrás editarlas o eliminarlas.
Dado que las reglas se aplican de arriba a abajo, también puedes hacer clic y arrastrar una regla específica para priorizarla.
También se pueden aplicar y crear reglas para los eventos importados desde tu calendario. Si tienes una reunión diaria o cualquier otro evento de calendario que se repita, puedes crear una regla que te ayude a asignarlos automáticamente al proyecto o cliente adecuado.
5. Cuando crees tu primera regla y la guardes, podrás cambiar rápidamente de fecha en la aplicación Memtime para ver tus sugerencias de entrada de la primera vez.
Dependiendo de la opción de zoom que uses en Memtime, obtendrás diferentes sugerencias de entradas de tiempo. Por ejemplo, si cambias tu opción a un incremento de tiempo pequeño, como 1 minuto, Memtime te dará múltiples sugerencias de entradas de tiempo más pequeñas.
6. Cuando Memtime sugiere una entrada de tiempo basada en la regla que has establecido, tienes la opción de aceptar la sugerencia, hacer cambios en ella o rechazarla.
Si rechazas una sugerencia de entrada de tiempo, no aparecerá durante un tiempo, pero en caso de que quieras que vuelva a aparecer la misma sugerencia, puedes abrir los ajustes de Automatización de entradas de tiempo, y hacer clic en el botón «Borrar caché».
Otras formas de crear reglas
Una forma adicional de crear reglas es usando la función de búsqueda en Memtime.
La opción de búsqueda en Memtime te permite establecer parámetros similares a las condiciones de las reglas, permitiéndote guardar tus criterios de búsqueda como una nueva regla.
Otra forma de ver o editar cualquiera de las reglas que has creado es acceder a ellas a través de la configuración de Memtime.
Para ello, haz clic en el icono de menú de Memtime en la parte superior derecha y selecciona «Preferencias». Luego selecciona «Entradas de Tiempo» en el lado izquierdo, y accederás a la configuración de las reglas.
Creación de reglas con múltiples condiciones
Con el lanzamiento de Memtime 4.4.0, nuestro equipo ha añadido más opciones de reglas, permitiendo a los usuarios crear reglas con la funcionalidad de la declaración "O". Ahora puedes usar la condición “contiene cualquiera de los elementos” y agregar términos de dos maneras para asegurarte de que ambos sean reconocidos. Así es como funciona:
- Los espacios actúan como separadores entre los distintos términos de búsqueda.
- Si deseas que Memtime busque algo que incluya un espacio, encierra el término entre comillas.
En este ejemplo, Memtime podrá reconocer cualquier actividad que contenga "e mail" o "email" en su nombre:
Creación automática de entradas de tiempo
Si tus reglas están configuradas correctamente, basadas en tus propias preferencias, puedes permitir que Memtime cree entradas de tiempo automáticamente por ti.
Primero, asegúrate de seleccionar la precisión preferida y la duración mínima para tus entradas de tiempo automáticas. Puedes hacerlo abriendo la ventana Automatización de entradas de tiempo.
¿Qué cambian exactamente estos ajustes?
Nivel de Precisión para las Reglas
Elige qué tan precisas deben ser tus entradas de tiempo automáticas. Por ejemplo:
- Si lo configuras en 1 minuto, la regla reconocerá actividades que duren 1 minuto o más y creará entradas de tiempo individuales para cada una.
- Si lo configuras en 10 minutos, reconocerá actividades de 10 minutos o más y redondeará las entradas en consecuencia.
Duración Mínima de las Entradas de Tiempo
Define la duración más corta que puede registrarse como una entrada de tiempo automática. Las actividades que duren menos de este tiempo no serán registradas.
Puedes comenzar con una regla de prueba que solo se aplique a algunas de tus actividades registradas antes de habilitar las entradas de tiempo automáticas.
Después de asegurarte de que has configurado correctamente los ajustes para tu regla, puedes abrirla para activar la opción "Crear entradas de tiempo automáticas" y guardar los cambios.
Al implementar reglas de automatización, podrás ahorrar una cantidad significativa de tiempo y aumentar aún más tu eficiencia con Memtime.
Mediante la implementación de reglas de automatización, podrás ahorrar una cantidad significativa de tiempo y aumentar aún más tu eficiencia con Memtime.