Memtime hat eine Option, die es ermöglicht, die Erstellung von Zeiteinträgen zu automatisieren.
Mit der Funktion der automatischen Zeiteinträge kannst du Memtime so konfigurieren, dass es basierend auf von dir festgelegten Regeln automatisch Zeiteinträge erstellt.
Schritte zur Erstellung von automatischen Zeiteinträgen
1. Automatisierungsfenster öffnen
Klicke im Tab „Zeiterfassung“ auf das Glühbirnensymbol, um das Fenster für die automatischen Zeiteinträge zu öffnen.
2. Neue Regel erstellen
Klicke auf die Schaltfläche „Neue Regel erstellen“, um eine neue Regel zu definieren.
3. Regelbedingungen festlegen
Gib deiner Regel einen Namen und definiere die Bedingungen basierend auf folgenden Optionen:
- Aktivitätsname
- Programm
- URL/Dokumentenpfad
- Fenstertitel
- Browserprofil
- E-Mail-Betreff
- E-Mail-Teilnehmer
Du kannst auch Regeln für Kalenderereignisse erstellen, um wiederkehrende Meetings oder andere Veranstaltungen automatisch dem richtigen Projekt oder Kunden zuzuordnen.
4. Regel speichern
Speichere die Regel, ohne das Feld „Automatische Zeiteinträge erstellen“ zu aktivieren.
Dadurch werden nur Vorschläge für Zeiteinträge angezeigt, die du im Zeiterfassens-Tab einsehen kannst.
Dort kannst du jetzt sehen, wie Memtime Vorschläge auf verschiedenen Zoomlevels erstellt.
5. Zoomstufe und Mindestdauer einstellen
Stelle sicher, dass du die richtigen Einstellungen für die Zoomstufe für Regeln und die Mindestdauer für Zeiteinträge vornimmst. Diese kannst du im Fenster für die Zeiteintragautomatisierung anpassen.
Was genau ändern diese Einstellungen?
Zoomstufe für Regeln
Lege fest, wie präzise deine automatischen Zeiteinträge sein sollen. Zum Beispiel:
- Wenn du sie auf 1 Minute setzt, erkennt die Regel Aktivitäten, die 1 Minute oder länger dauern, und erstellt für jede einzelne Zeit Einträge.
- Wenn du sie auf 10 Minuten setzt, erkennt sie Aktivitäten ab 10 Minuten und rundet die Einträge entsprechend auf.
Mindestdauer für Zeiteinträge
Definiere die kürzeste Dauer, die als automatischer Zeiteintrag gespeichert werden kann. Aktivitäten, die kürzer als diese Zeit sind, werden nicht erfasst.
Bevor du die automatische Zeiterfassung vollständig aktivierst, kannst du mit einer Testregel starten, die nur für einige aufgezeichnete Aktivitäten gilt. Dies hilft dir, die Einstellungen zu überprüfen und anzupassen.
6. Automatische Zeiteinträge aktivieren
Nachdem du alle Einstellungen überprüft hast, öffne die Regel und aktiviere die Option „Automatische Zeiteinträge erstellen“, um die Regel zu speichern und die automatische Zeiterfassung zu starten.
Sobald eine Regel erstellt und konfiguriert ist, erstellt Memtime nur noch Zeiteinträge ab diesem Zeitpunkt und nicht mehr rückwirkend.
Hinweis für neue Nutzer der Regel-Funktion
Falls du neu in der Nutzung der Regel-Funktion bist, empfehlen wir dir, diese Einstellung zunächst nicht zu aktivieren.
Lass Memtime dir zuerst Vorschläge für Zeiteinträge anzeigen, damit du deine Regeln anpassen und herausfinden kannst, welche am besten für dich funktionieren. Weitere Informationen zu den Zeiteintrag-Vorschlägen findest du hier.
Durch die Implementierung von Automatisierungsregeln kannst du viel Zeit sparen und deine Effektivität mit Memtime noch weiter steigern.