Memtime hat eine Option, mit der die Erstellung von Zeiteinträgen automatisiert werden kann, indem du Regeln für deine Aktivitäten erstellst.
So kannst du eine Regel für automatische Zeiteinträge oder Vorschläge erstellen:
1. Klicke auf das Glühbirnensymbol im Tab „Zeiterfassung“.
2. Dadurch öffnet sich das Fenster „Automatisierung von Zeiteinträgen“, wo du auf den Button „Neue Regel erstellen“ klicken kannst.
In diesem Abschnitt findest du auch die Option, die Vorschläge für Zeiteinträge auszuschalten.
3. Wenn du auf "Neue Regel erstellen" klickst, wird ein neues Fenster angezeigt, in dem du deiner Regel einen Namen geben und die Bedingungen dafür definieren kannst.
Du kannst Regeln erstellen, die eine bestimmte Aktivität, die du auswählst, automatisch einem bestimmten Projekt oder Kunden zuweisen. Die Regeln können auf verschiedenen Bedingungen basieren, wie z. B.:
- Aktivitätsname
- Programm
- URL/Dokumentenpfad
- Fenstertitel
- Browser-Profil
- E-Mail-Betreff
- E-Mail Absender/Empfänger
Standardmäßig ist die Option zur Erstellung automatischer Zeiteinträge deaktiviert, und Memtime schlägt dir stattdessen Zeiteinträge vor.
Wenn du neu in der Verwendung der Regel-Funktion bist, wird empfohlen, diese Einstellung zunächst nicht zu aktivieren. Lass dir zuerst von Memtime Vorschläge für Zeiteinträge anzeigen, damit du deine Regeln bearbeiten und feststellen kannst, welche Regeln am besten für dich funktionieren.
4. Wenn du auf „Speichern“ klickst, kannst du alle deine Regeln im Fenster „Automatisierung von Zeiteinträgen“ sehen und sie bearbeiten oder löschen.
Da die Regeln von oben nach unten angewendet werden, kannst du auch auf eine bestimmte Regel klicken und sie ziehen, um sie zu priorisieren.
Regeln können auch für Kalenderereignisse angewendet und erstellt werden. Wenn du ein tägliches Meeting oder andere wiederkehrende Kalenderereignisse hast, kannst du eine Regel erstellen, die dir hilft, diese automatisch dem richtigen Projekt oder Kunden zuzuweisen.
5. Wenn du deine erste Regel erstellt und gespeichert hast, kannst du schnell die Daten in der Memtime-App wechseln, um deine ersten Vorschläge für Zeiteinträge zu sehen.
Je nach Zoom-Option, die du in Memtime verwendest, erhältst du unterschiedliche Vorschläge für Zeiteinträge. Zum Beispiel, wenn du deine Option auf ein kleines Zeitinkrement, wie 1 Minute, umstellst, gibt Memtime dir mehrere kleinere Vorschläge für Zeiteinträge.
6. Wenn Memtime einen Zeiteintrag vorschlägt, der auf einer von deiner aufgestellten Regel basiert, hast du die Möglichkeit, den Vorschlag entweder zu akzeptieren, ihn zu bearbeiten oder abzulehnen.
Wenn du einen Vorschlag für einen Zeiteintrag ablehnst, wird er eine Weile nicht mehr angezeigt. Falls du denselben Vorschlag wieder sehen möchtest, kannst du die Einstellungen zur Automatisierung von Zeiteinträgen öffnen und auf den Button „Cache leeren“ klicken.
Weitere Optionen zur Erstellung von Automatisierungsregeln
Eine weitere Möglichkeit, Regeln zu erstellen, ist die Verwendung der Suchfunktion in Memtime.
Die Suchoption in Memtime ermöglicht es dir, Parameter ähnlich den Regelbedingungen festzulegen, sodass du deine Suchkriterien als neue Regel speichern kannst.
Nachdem du auf diese Weise Regeln erstellt hast, vergiss bitte nicht, auf "Suche löschen" zu klicken, damit du alle deine erfassten Aktivitäten wieder siehst.
Eine andere Möglichkeit, die Regeln, die du erstellt hast, zu sehen oder zu bearbeiten, ist über deine Memtime-Einstellungen.
Dazu klicke auf das Menü-Symbol von Memtime oben rechts und wähle „Einstellungen“. Dann wähle auf der linken Seite „Zeiteinträge“, um die Einstellungen für die Regeln zu öffnen.
Erstellung von Regeln, die verschiedene Bedingungen haben
Mit der Memtime-Version 4.4.0 hat unser Team weitere Regeloptionen hinzugefügt, die es den Nutzern ermöglichen, Regeln mit einer „ODER“-Funktionalität zu erstellen. Du kannst jetzt die Bedingung „enthält eines von“ verwenden und Begriffe auf zwei Arten hinzufügen, um sicherzustellen, dass beide erkannt werden. So funktioniert es:
- Leerzeichen trennen die verschiedenen Suchbegriffe voneinander.
- Wenn du möchtest, dass Memtime nach etwas sucht, das ein Leerzeichen enthält, schließe den Begriff in Anführungszeichen ein.
In diesem Beispiel könnte Memtime jede Aktivität erkennen, die „e mail“ oder „email“ im Namen enthält:
Erstellung von automatischen Zeiteinträgen
Wenn die Regeln korrekt eingerichtet sind und auf deinen eigenen Präferenzen basieren, kannst du Memtime erlauben, automatische Zeiteinträge für dich zu erstellen.
Stelle zunächst sicher, dass du die Zoomstufe für Regeln und die Mindestdauer für Zeiteinträge entsprechend deinen Präferenzen einstellst. Das kannst du im Fenster für die Zeiteintragsautomatisierung tun.
Was genau ändern diese Einstellungen?
Zoomstufe für Regeln
Lege fest, wie präzise deine automatischen Zeiteinträge sein sollen. Zum Beispiel:
- Wenn du sie auf 1 Minute setzt, erkennt die Regel Aktivitäten, die 1 Minute oder länger dauern, und erstellt für jede einzelne Zeit Einträge.
- Wenn du sie auf 10 Minuten setzt, erkennt sie Aktivitäten ab 10 Minuten und rundet die Einträge entsprechend auf.
Mindestdauer für Zeiteinträge
Definiere die kürzeste Dauer, die als automatischer Zeiteintrag protokolliert werden kann. Aktivitäten, die kürzer als diese Zeit sind, werden nicht erfasst.
Du kannst mit einer Testregel beginnen, die nur für einige deiner aufgezeichneten Aktivitäten gilt, bevor du automatische Zeiteinträge aktivierst.
Nachdem du sichergestellt hast, dass du die richtigen Einstellungen für deine Regel vorgenommen hast, kannst du sie öffnen, um die Option „Automatische Zeiteinträge erstellen“ zu aktivieren und deine Änderungen zu speichern.
Durch die Implementierung von Automatisierungsregeln kannst du viel Zeit sparen und deine Effektivität mit Memtime noch weiter steigern.
In diesem Video zeigen wir, wie man in Memtime eine Regel erstellt, um tägliche Customer-Success-Meetings automatisch dem Customer-Success-Projekt zuzuordnen.
Das machen wir, indem wir eine Regel festlegen, die alle Kalendereinträge mit dem Namen "Daily Customer Success" zuordnet.