Memtime hat eine Option, mit der die Erstellung von Zeiteinträgen automatisiert werden kann, indem du Regeln für deine Aktivitäten erstellst.
So kannst du eine Regel für automatische Zeiteinträge oder Vorschläge erstellen:
1. Klicke auf das Glühbirnensymbol im Tab „Zeiterfassung“.
2. Dadurch öffnet sich das Fenster „Automatisierung von Zeiteinträgen“, wo du auf den Button „Neue Regel erstellen“ klicken kannst.
In diesem Abschnitt findest du auch die Option, die Vorschläge für Zeiteinträge auszuschalten.
3. Wenn du auf "Neue Regel erstellen" klickst, wird ein neues Fenster angezeigt, in dem du deiner Regel einen Namen geben und die Bedingungen dafür definieren kannst.
Du kannst Regeln erstellen, die eine bestimmte Aktivität, die du auswählst, automatisch einem bestimmten Projekt oder Kunden zuweisen. Die Regeln können auf verschiedenen Bedingungen basieren, wie z. B.:
- Aktivitätsname
- Programm
- URL/Dokumentenpfad
- Fenstertitel
- Browser-Profil
- E-Mail-Betreff
- E-Mail Absender/Empfänger
Standardmäßig ist die Option zur Erstellung automatischer Zeiteinträge deaktiviert, und Memtime schlägt dir stattdessen Zeiteinträge vor.
Wenn du neu in der Verwendung der Regel-Funktion bist, wird empfohlen, diese Einstellung zunächst nicht zu aktivieren. Lass dir zuerst von Memtime Vorschläge für Zeiteinträge anzeigen, damit du deine Regeln bearbeiten und feststellen kannst, welche Regeln am besten für dich funktionieren.
4. Wenn du auf „Speichern“ klickst, kannst du alle deine Regeln im Fenster „Automatisierung von Zeiteinträgen“ sehen und sie bearbeiten oder löschen.
Da die Regeln von oben nach unten angewendet werden, kannst du auch auf eine bestimmte Regel klicken und sie ziehen, um sie zu priorisieren.
Regeln können auch für Kalenderereignisse angewendet und erstellt werden. Wenn du ein tägliches Meeting oder andere wiederkehrende Kalenderereignisse hast, kannst du eine Regel erstellen, die dir hilft, diese automatisch dem richtigen Projekt oder Kunden zuzuweisen.
5. Wenn du deine erste Regel erstellt und gespeichert hast, kannst du schnell die Daten in der Memtime-App wechseln, um deine ersten Vorschläge für Zeiteinträge zu sehen.
Je nach Zoom-Option, die du in Memtime verwendest, erhältst du unterschiedliche Vorschläge für Zeiteinträge. Zum Beispiel, wenn du deine Option auf ein kleines Zeitinkrement, wie 1 Minute, umstellst, gibt Memtime dir mehrere kleinere Vorschläge für Zeiteinträge.
6. Wenn Memtime einen Zeiteintrag vorschlägt, der auf einer von deiner aufgestellten Regel basiert, hast du die Möglichkeit, den Vorschlag entweder zu akzeptieren, ihn zu bearbeiten oder abzulehnen.
Wenn du einen Vorschlag für einen Zeiteintrag ablehnst, wird er eine Weile nicht mehr angezeigt. Falls du denselben Vorschlag wieder sehen möchtest, kannst du die Einstellungen zur Automatisierung von Zeiteinträgen öffnen und auf den Button „Cache leeren“ klicken.
Weitere Möglichkeiten zur Erstellung von Automatisierungsregeln
Eine weitere Möglichkeit, Regeln zu erstellen, ist die Verwendung der Suchfunktion in Memtime.
Die Suchoption in Memtime ermöglicht es dir, Parameter ähnlich den Regelbedingungen festzulegen, sodass du deine Suchkriterien als neue Regel speichern kannst.
Nachdem du auf diese Weise Regeln erstellt hast, vergiss bitte nicht, auf "Suche löschen" zu klicken, damit du alle deine erfassten Aktivitäten wieder siehst.
Eine andere Möglichkeit, die Regeln, die du erstellt hast, zu sehen oder zu bearbeiten, ist über deine Memtime-Einstellungen.
Dazu klicke auf das Menü-Symbol von Memtime oben rechts und wähle „Einstellungen“. Dann wähle auf der linken Seite „Zeiteinträge“, um die Einstellungen für die Regeln zu öffnen.
Erstellung von Regeln, die verschiedene Bedingungen haben
Mit der Memtime 4.4.0 Version hat unser Team mehr Regeloptionen hinzugefügt, die es den Nutzern ermöglichen, Regeln mit der „ODER“-Funktionalität zu erstellen.
Du kannst jetzt eine neue Regel mit der Bedingung „enthält eines von“ erstellen und die folgenden Begriffe auf zwei verschiedene Arten hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Regel beide erkennt.
Mit diesem Update funktioniert Memtime wie folgt:
1) Leerzeichen wirken als Trennzeichen zwischen verschiedenen Suchbegriffen.
2) Wenn du möchtest, dass Memtime nach etwas sucht, das ein Leerzeichen enthält, setze den Begriff in Anführungszeichen.
In diesem Beispiel könnte Memtime jede Aktivität erkennen, die „e mail“ oder „email“ im Namen enthält:
Erstellung von automatischen Zeiteinträgen
Wenn deine Regeln richtig eingestellt sind und deinen eigenen Präferenzen folgen, kannst du Memtime erlauben, automatische Zeiteinträge für dich zu erstellen.
Stelle zuerst sicher, dass du die bevorzugte Genauigkeit und Mindestdauer für deine automatischen Zeiteinträge auswählst. Du kannst dies tun, indem du das Fenster „Automatisierung von Zeiteinträgen“ öffnest.
Du kannst mit einer Testregel beginnen, die nur für einige deiner aufgezeichneten Aktivitäten gilt, bevor du automatische Zeiteinträge aktivierst.
Wenn die Testregel korrekte automatische Zeiteinträge mit der richtigen Mindestdauer anzeigt, kannst du eine deiner echten Regeln öffnen, um die Option "Automatische Zeiteinträge erstellen" zu aktivieren und sie zu speichern.
Durch die Implementierung von Automatisierungsregeln kannst du viel Zeit sparen und deine Effektivität mit Memtime noch weiter steigern.
In diesem Demonstrationsvideo erstellen wir eine Regel in Memtime, um tägliche Customer Success Meetings automatisch der Customer Success Aufgabe zuzuordnen.
Dazu erstellen wir eine Regel, die alle Kalendertermine, die „Daily Customer Success“ in ihrem Namen enthalten, der Customer Success-Aufgabe zuordnet.